Les processus opérationnels sont une succession d’étapes établies pour atteindre un objectif précis au sein de l’entreprise. Pour économiser vos ressources et du temps, vous pouvez optimiser ces processus en cas de besoin. Cette optimisation se déroule en différentes étapes que vous présentera ce mini guide.
Plan de l'article
1re étape : rechercher le problème pour optimiser les processus opérationnels
Les processus opérationnels permettent d’atteindre les mêmes résultats chaque fois qu’ils sont mis en œuvre. Parfois, ils peuvent ne pas être en concordance avec vos besoins. Dès lors, vous devez chercher à les optimiser pour atteindre plus efficacement vos objectifs.
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Si vous pensez qu’une optimisation est nécessaire, c’est sûrement parce qu’il y a un problème. La première étape de l’amélioration des processus opérationnels consistera à rechercher le problème qui impacte les résultats.
Généralement, il est recommandé de faire un mappage des processus métier. Cela permet d’identifier plus facilement les étapes pouvant être améliorées. Pour le mappage, il est possible d’utiliser vos organigrammes (numériques ou physiques).
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Au cas où vous utiliseriez des applications de gestion de flux ou de tâches, vous pourrez vous y appuyer pour réaliser un mappage afin d’identifier plus précisément l’étape du processus pouvant être optimisée.
Deuxième étape : Faire une analyse du problème
Vous venez d’identifier l’étape défaillante dans l’ensemble des processus opérationnels. Pour une meilleure optimisation de celle-ci, vous devez comprendre les sources de la défaillance ou de l’erreur. Pour cela, une analyse est nécessaire.
En prenant l’exemple de votre processus de vente, vous pourriez avoir de nombreux abandons de panier lors des achats en ligne. Cela peut être lié à l’application des frais de livraison trop élevés. Dans certains cas, ces frais ne sont pas précisés en amont de l’achat. L’abandon des paniers peut également être justifié par le fait que la boutique n’ait pas assez de moyens de paiement sur son site.
Si par exemple, vous remarquez que les salariés démissionnent juste après leur recrutement, vous devez analyser le problème sous tous ses angles. À cette étape, vous devez vous entourer d’une équipe dans laquelle chacun devra donner son avis sur le sujet.
3e étape : la refonte des processus
Les deux premières étapes ont permis d’identifier les problèmes et d’en analyser les causes. Lors de la troisième étape, il sera question de prévoir des mesures correctives pertinentes. Elles doivent néanmoins être mesurables afin que vous puissiez faire le point de leur impact sur les processus opérationnels.
Dans le cas des abandons des paniers lors des achats, une solution pourrait être de préciser les frais de livraison en amont. Vous devez également élargir la liste des moyens de paiement pour faciliter les achats. C’est cela une optimisation des processus opérationnels.
Dans le cas des démissions, cela pourrait être un problème lors des recrutements. Il faudra donc remonter aux organigrammes en optimisant le facteur concerné.
En mettant en œuvre ces étapes, vous êtes sûr d’améliorer vos processus opérationnels.
