Les processus opérationnels sont une succession d’étapes établies pour atteindre un objectif précis au sein de l’entreprise. Pour économiser vos ressources et du temps, vous pouvez optimiser ces processus en cas de besoin. Cette optimisation se déroule en différentes étapes que vous présentera ce mini guide.
Plan de l'article
1re étape : rechercher le problème pour optimiser les processus opérationnels
Les processus opérationnels permettent d’atteindre les mêmes résultats chaque fois qu’ils sont mis en œuvre. Parfois, ils peuvent ne pas être en concordance avec vos besoins. Dès lors, vous devez chercher à les optimiser pour atteindre plus efficacement vos objectifs.
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Si vous pensez qu’une optimisation est nécessaire, c’est sûrement parce qu’il y a un problème. La première étape de l’amélioration des processus opérationnels consistera à rechercher le problème qui impacte les résultats.
Généralement, il est recommandé de faire un mappage des processus métier. Cela permet d’identifier plus facilement les étapes pouvant être améliorées. Pour le mappage, il est possible d’utiliser vos organigrammes (numériques ou physiques).
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Au cas où vous utiliseriez des applications de gestion de flux ou de tâches, vous pourrez vous y appuyer pour réaliser un mappage afin d’identifier plus précisément l’étape du processus pouvant être optimisée.
Deuxième étape : Faire une analyse du problème
Vous venez d’identifier l’étape défaillante dans l’ensemble des processus opérationnels. Pour une meilleure optimisation de celle-ci, vous devez comprendre les sources de la défaillance ou de l’erreur. Pour cela, une analyse est nécessaire.
En prenant l’exemple de votre processus de vente, vous pourriez avoir de nombreux abandons de panier lors des achats en ligne. Cela peut être lié à l’application des frais de livraison trop élevés. Dans certains cas, ces frais ne sont pas précisés en amont de l’achat. L’abandon des paniers peut également être justifié par le fait que la boutique n’ait pas assez de moyens de paiement sur son site.
Si par exemple, vous remarquez que les salariés démissionnent juste après leur recrutement, vous devez analyser le problème sous tous ses angles. À cette étape, vous devez vous entourer d’une équipe dans laquelle chacun devra donner son avis sur le sujet.
3e étape : la refonte des processus
Les deux premières étapes ont permis d’identifier les problèmes et d’en analyser les causes. Lors de la troisième étape, il sera question de prévoir des mesures correctives pertinentes. Elles doivent néanmoins être mesurables afin que vous puissiez faire le point de leur impact sur les processus opérationnels.
Dans le cas des abandons des paniers lors des achats, une solution pourrait être de préciser les frais de livraison en amont. Vous devez également élargir la liste des moyens de paiement pour faciliter les achats. C’est cela une optimisation des processus opérationnels.
Dans le cas des démissions, cela pourrait être un problème lors des recrutements. Il faudra donc remonter aux organigrammes en optimisant le facteur concerné.
En mettant en œuvre ces étapes, vous êtes sûr d’améliorer vos processus opérationnels.
4e étape : Implémenter les nouvelles procédures
Une fois que les mesures correctives ont été précisées, pensez à bien leur fournir une formation adéquate pour qu'ils puissent s'adapter rapidement aux changements.
Un autre aspect crucial à prendre en compte lors de la mise en œuvre des nouvelles procédures est le suivi rigoureux de leur exécution. Vous devez effectuer des contrôles réguliers pour vous assurer que tout fonctionne comme prévu et, si nécessaire, apporter certains ajustements.
Dans cette phase, pensez à bien rassembler facilement toutes les informations relatives aux nouveaux processus opérationnels ainsi qu'à leurs différents rôles dans ces derniers. Ce système évitera toute confusion et aidera à garantir l'uniformité du traitement entre chaque service ou personne impliquée dans ces nouveaux processus.
Cette étape ne sera pas terminée tant que tous les objectifs n'auront pas été atteints. N'hésitez pas à associer notre équipe au projet pour une meilleure efficacité !
5e étape : Suivre et mesurer l'efficacité des nouveaux processus opérationnels
La cinquième étape de la refonte des processus est essentielle pour garantir que les résultats obtenus répondent aux attentes. Effectivement, il s'agit de suivre et de mesurer l'efficacité des nouveaux processus opérationnels.
Pour ce faire, vous pouvez utiliser plusieurs indicateurs clés de performance (KPI). Les KPI permettent d'évaluer les performances du nouveau système en fonction des objectifs spécifiques qui ont été fixés. Par exemple, si l'un de vos objectifs était d'améliorer le temps moyen nécessaire pour traiter une demande client, vous pouvez suivre ce KPI et comparer le temps moyen avant et après la mise en œuvre du nouveau processus opérationnel.
Il faut collecter régulièrement des commentaires auprès des différents acteurs impliqués dans ces processus afin d'avoir une idée précise de leur efficacité réelle. Vous pourrez ainsi identifier rapidement toute inefficacité ou tout problème potentiel avec votre nouvelle procédure.
L'analyse constante des données recueillies permettra non seulement d'affiner encore davantage les nouvelles procédures, mais aussi d'anticiper toutes les futures défaillances éventuelles. Cela contribuera grandement à maintenir un niveau élevé de qualité dans votre entreprise au fil du temps.
La refonte des processus peut être un travail fastidieux, mais elle est indispensable pour assurer une productivité optimale dans votre entreprise. Il est donc judicieux de se concentrer sur chaque étape et surtout de ne pas hésiter à demander l'aide d'un expert si besoin !
